LE PROJET DE NOUVELLE PROCEDURE DE DEMANDE ET DE VALIDATION DES CONGES PAYES / RTT

LE PROJET DE NOUVELLE PROCEDURE DE DEMANDE ET DE VALIDATION
DES CONGES PAYES / RTT
20100218

A – Comparaison des procédures

1. Procédure actuelle :

o La demande
La demande de congés doit être effectuée sur la page « Pratique » de l’Intranet, dans la rubrique « Poser des congés », via le formulaire dédié.
Elle doit être effectuée au moins 30 jours avant le début de l’absence.
o La validation des congés
Le manager, Les RH ou le commercial dispose de 72 heures pour répondre en cas de désaccord sur les dates de congés. En l’absence de réponse sous 72 h, les congés sont considérés comme acceptés.

2. Le projet de la nouvelle procédure

o La demande
La demande de congés payés / RTT doit être effectuée sur la page « Pratique », dans la rubrique « Poser des congés », via le formulaire dédié.
Elle peut être effectuée au plus tôt 6 mois avant le départ.
o La validation des congés
o
a. Principe
Le manager doit impérativement valider la demande de congés de façon expresse. Ainsi, le collaborateur doit recevoir une notification d’acceptation avant tout départ en Congé payé ou en RTT.
b. Exception
Toute demande effectuée entre 6 mois et 60 jours (2 mois) avant la date de départ en congés payés / RTT est réputée acquise en l’absence de réponse du manager dans les 7 jours suivant la demande.

B – Objectif de la nouvelle procédure

L’objectif du nouveau process de congés payés / RTT est de responsabiliser les managers en les obligeant à donner une réponse aux demandes de congés faites par leurs collaborateurs.

C – Détails de la nouvelle procédure

1. Le suivi de la validation des congés

a. Les demandes effectuées entre 6 mois et 60 jours avant le départ :

Toute demande effectuée entre 6 mois et 60 jours avant la date de départ en congés payés / RTT est réputée acquise en l’absence de réponse du manager dans les 7 jours suivant la demande.

Pour rappel, la convention collective Syntec n’envisage la fixation des congés qu’au plus tard 2 mois avant la date de départ. Lorsque la demande aura été effectuée moins de 2 mois avant le départ, la demande pourra donc être annulée faute de réponse.
Toutefois, et afin d’accorder une souplesse inhérente à nos métiers, un régime dérogatoire a été conservé.

b. Les demandes effectuées entre 60 jours et 7 jours avant le départ en congé :

Lorsque la demande est effectuée entre 60 jours et 7 jours avant le départ et que le manager ne répond pas, plusieurs relances sont effectuées au manager. Le collaborateur en est toujours informé. A défaut de réponse suite aux relances, le N+2 est également rendu destinataire de l’information.

A défaut d’acceptation ou de refus, la demande de congé est annulée à J-6 avant le départ. Le manager, le collaborateur ainsi que la paie en sont informés.

c. Les demandes effectuées moins de 7 jours avant le départ :

A J-72H avant le départ, une relance est effectuée auprès du manager. Le collaborateur en est informé. A défaut d’acceptation ou de refus, la demande de congé est annulée au jour de l’absence prévue.

Toute demande de congé effectuée au jour de l’absence prévue ou postérieurement est annulée.

2. Les fonctionnalités du portail RH pour l’interface « congés payes »

a. Les fonctionnalités pour le collaborateur :

- Sous réserve qu’il envoie un justificatif à la gestion du personnel, il a la possibilité de modifier ses informations personnelles. Ses données ne sont pas visibles par son manager, qui n’a accès qu’à ses données professionnelles et qu’il ne peut modifier.
- Il a accès au planning des congés de son équipe.
- Il a accès à son solde de CP/RTT en temps réel à la différence de son bulletin de paie qui comporte un décalage d’1 mois.

b. Les fonctionnalités pour le manager :

- Il peut accepter ou refuser la demande.
- Il peut déléguer la gestion des congés pendant son absence. Le délégataire en est informé.
- Il peut voir le planning de son ou de ses équipe(s).
- Il peut constater une absence.
- Il peut voir les informations professionnelles de son ou ses collaborateur(s).
- Comme chaque année et conformément aux dispositions de la Convention Collective Syntec, il peut imposer des congés payés.